Le syndic de copropriété est le seul habilité à convoquer l’assemblée générale des copropriétaires. Il doit respecter un délai minimal de 21 jours avant la date de réunion et joindre un ensemble de documents précis à la convocation. Toute irrégularité peut exposer les décisions prises à une contestation, voire à une annulation judiciaire. Voici ce que chaque copropriétaire doit savoir sur la convocation AG copropriété.
Qui peut convoquer l’assemblée générale en copropriété ?
En principe, c’est le syndic de copropriété qui convoque l’assemblée générale ordinaire, au moins une fois par an. Cette compétence lui est attribuée par la loi du 10 juillet 1965 et le décret du 17 mars 1967.
Deux exceptions permettent de contourner l’inaction d’un syndic défaillant :
- Le conseil syndical peut mettre le syndic en demeure de convoquer l’AG. Si le syndic ne s’exécute pas, le président du conseil syndical peut convoquer lui-même l’assemblée.
- À défaut de syndic ou de conseil syndical, tout copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire pour désigner un mandataire chargé d’organiser la réunion.
Le conseil syndical joue également un rôle dans la préparation de l’ordre du jour : il peut demander l’inscription de points supplémentaires, et chaque copropriétaire peut réclamer l’ajout de questions avant l’envoi de la convocation.
Délai de 21 jours copropriété : une règle impérative
La convocation doit être envoyée au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Ce délai est calculé de date à date, sans tenir compte du jour d’envoi ni du jour de la réunion.
Ce délai de 21 jours copropriété est d’ordre public : il ne peut pas être réduit par le règlement de copropriété, même si la majorité des copropriétaires y consentait. Une convocation envoyée trop tardivement constitue une irrégularité formelle susceptible d’entraîner la nullité des décisions contestées.
Exception : en cas d’urgence (travaux indispensables à la sauvegarde de l’immeuble, par exemple), le syndic peut convoquer une assemblée générale extraordinaire dans des délais raccourcis, à condition de le justifier précisément.
Modes d’envoi : lettre recommandée électronique ou courrier postal
La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE), à condition que le copropriétaire ait préalablement donné son accord écrit pour ce mode de notification.
Plusieurs points à retenir sur l’envoi postal copropriété et la LRE :
- La lettre recommandée électronique a la même valeur juridique que le recommandé papier, mais uniquement si le copropriétaire a consenti par écrit à ce mode de communication.
- Sans accord préalable, l’envoi papier reste obligatoire.
- L’adresse utilisée doit être celle déclarée par le copropriétaire. En cas de changement non communiqué, la responsabilité peut incomber au copropriétaire.
- La remise en main propre contre émargement est également admise.
Contenu obligatoire de la convocation AG copropriété
La convocation doit comporter plusieurs éléments formels, sous peine de nullité :
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale
- L’ordre du jour détaillé, avec chaque résolution clairement formulée
- Les modalités de participation : présence physique, représentation par mandataire
- Le formulaire de vote par correspondance, obligatoire depuis la loi ELAN (2018) pour les assemblées générales
L’ordre du jour copropriété doit être précis. Une question formulée de façon vague ou trop générale peut être considérée comme nulle, car elle ne permet pas aux copropriétaires de préparer leur vote en connaissance de cause.
Documents à annexer à la convocation : liste obligatoire
La convocation doit être accompagnée d’un ensemble de documents annexés dont la liste est fixée par le décret du 17 mars 1967. Leur absence peut fragiliser la validité des décisions concernées.
Parmi les documents à annexer à la convocation selon les points inscrits à l’ordre du jour :
- Les comptes du syndicat (bilan, compte de résultat, budget prévisionnel) lorsque leur approbation est à l’ordre du jour
- L’état financier du syndicat, notamment la consultation des charges par copropriétaire
- Les devis travaux copropriété pour tout projet de travaux soumis au vote
- Le projet de contrat ou de convention si un nouveau prestataire doit être approuvé
- Le projet de règlement ou de modification du règlement de copropriété le cas échéant
- Les conclusions du rapport du conseil syndical s’il en a rédigé un
L’absence de devis travaux copropriété à l’ordre du jour concerné est l’une des causes les plus fréquentes de contestation AG copropriété.
Vote par correspondance : ce qu’il faut savoir
Depuis 2019, chaque copropriétaire peut voter par correspondance avant l’assemblée générale, à condition d’utiliser le formulaire officiel transmis avec la convocation. Ce formulaire de vote par correspondance doit permettre à chaque copropriétaire d’exprimer son vote pour chaque résolution : pour, contre, ou abstention.
Les votes reçus avant l’AG sont pris en compte comme les votes exprimés en séance. Un copropriétaire qui vote par correspondance peut néanmoins envoyer un mandataire, mais ce dernier ne pourra pas modifier le vote déjà exprimé.
Le formulaire doit être envoyé au syndic avant la tenue de l’assemblée ; aucun délai minimum n’est fixé par la loi, mais le règlement intérieur ou la convocation peuvent en prévoir un.
Ce qui peut entraîner la nullité de l’assemblée générale
Toutes les irrégularités ne se valent pas. Certaines vices de forme peuvent conduire à la nullité assemblée générale, d’autres non.
Irrégularités pouvant entraîner la nullité :
- Non-respect du délai de 21 jours copropriété
- Défaut d’envoi de la convocation à un ou plusieurs copropriétaires
- Ordre du jour incomplet ou formulé de façon trop vague
- Absence de documents obligatoires annexés pour les résolutions concernées
Irrégularités insuffisantes à elles seules pour entraîner la nullité :
- Une légère imprécision dans l’adresse de convocation si le copropriétaire a bien reçu le courrier
- L’absence d’un document non obligatoire pour la résolution concernée
- Un procès-verbal de copropriété tardif (il n’affecte pas la validité des décisions)
Pour contester une AG, le copropriétaire doit agir dans un délai de 2 mois à compter de la notification du procès-verbal de copropriété. Passé ce délai, les décisions deviennent définitives, même si elles sont entachées d’irrégularités.
Récapitulatif : points de contrôle de la convocation
| Point à vérifier | Obligatoire | Règle applicable | Risque si oubli |
|---|---|---|---|
| Délai d’envoi | Oui | 21 jours minimum avant l’AG | Nullité des décisions contestées |
| Mode d’envoi (LRAR ou LRE) | Oui | LRE uniquement avec accord écrit préalable | Irrégularité formelle, contestation possible |
| Ordre du jour détaillé | Oui | Chaque résolution doit être précisément formulée | Nullité de la résolution concernée |
| Formulaire de vote par correspondance | Oui (depuis 2019) | Joint à la convocation pour toute AG | Prive les copropriétaires d’un droit légal |
| Devis ou documents annexés | Oui selon l’OJ | Obligatoire pour travaux, contrats, comptes | Nullité de la résolution concernée |
Ce que risque le syndic en cas de convocation irrégulière
Un syndic qui ne respecte pas les règles de convocation expose la copropriété à un contentieux judiciaire. En cas de nullité assemblée générale prononcée par le tribunal, toutes les décisions prises lors de cette AG sont annulées — y compris l’approbation des comptes ou le vote de travaux. Le syndic peut également voir sa responsabilité contractuelle engagée si son manquement cause un préjudice au syndicat des copropriétaires.
La contestation AG copropriété est un droit individuel : chaque copropriétaire lésé peut agir seul devant le tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble, dans le délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal de copropriété.
