Quels documents doit fournir le bailleur au locataire ? La réponse est encadrée par la loi du 6 juillet 1989 et ses textes d’application : à la signature du contrat de location, le bailleur a l’obligation de remettre un ensemble de pièces précises. D’autres documents interviennent en cours de bail. Voici la liste complète, distinguant ce qui est obligatoire, facultatif ou carrément interdit.
Les documents obligatoires à remettre lors de la signature du bail
Dès la signature du contrat de location, le bailleur doit impérativement fournir plusieurs documents au locataire, sans quoi le bail peut être contesté ou sa responsabilité engagée.
Le contrat de location (bail) est évidemment le premier document. Il doit être conforme au contrat type défini par décret (décret du 29 mai 2015 pour les locations vides, décret du 31 juillet 2015 pour la location meublée). Il doit mentionner la surface habitable, le montant du loyer, les charges, la durée du bail, le montant du dépôt de garantie, et l’identité des parties.
La notice d’information est annexée obligatoirement au bail depuis le 1er août 2015. Elle résume les droits et obligations du locataire et du bailleur, les voies de recours et les dispositifs de prévention des expulsions. Son absence ne rend pas le bail nul, mais peut engager la responsabilité du bailleur.
L’état des lieux d’entrée est établi contradictoirement entre les deux parties lors de la remise des clés. Il décrit précisément l’état du logement, pièce par pièce. Sans état des lieux, le logement est présumé avoir été remis en bon état, ce qui défavorise le locataire en fin de bail.
Le dossier de diagnostics techniques (DDT) regroupe l’ensemble des diagnostics immobiliers obligatoires selon la nature, l’âge et la localisation du logement.
Le dossier de diagnostics techniques : les diagnostics requis
Le DDT doit être annexé au bail. Son contenu varie selon le bien loué, mais plusieurs diagnostics sont systématiquement exigés.
Le diagnostic de performance énergétique (DPE) est obligatoire pour tout logement mis en location depuis 2006. Il classe le bien de A à G selon sa consommation d’énergie et ses émissions de gaz à effet de serre. Depuis 2023, les logements classés G+ (plus de 450 kWh/m²/an d’énergie finale) sont interdits à la location. Les classements F et G seront progressivement exclus du marché locatif d’ici 2028.
L’état des risques et pollutions (ERP), anciennement ERNMT, informe le locataire des risques naturels, miniers, technologiques, sismiques ou radon auxquels le bien est exposé. Il est obligatoire dans les zones couvertes par un plan de prévention des risques ou dans les zones à potentiel radon. Sa validité est de 6 mois.
Le diagnostic plomb (CREP) est obligatoire pour les logements construits avant le 1er janvier 1949. Il recherche la présence de plomb dans les revêtements. En cas de risque d’exposition, le bailleur doit en informer le locataire et réaliser des travaux si nécessaire.
Le diagnostic gaz est requis pour les installations intérieures de gaz naturel de plus de 15 ans. Il évalue l’état des tuyauteries, des appareils fixes et de la ventilation. Sa validité est de 6 ans pour une location.
Le diagnostic électricité s’impose pour toute installation électrique intérieure datant de plus de 15 ans. Il identifie les risques pouvant porter atteinte à la sécurité des personnes. Sa durée de validité est également de 6 ans.
Le diagnostic amiante (état mentionnant la présence ou l’absence de matériaux contenant de l’amiante) est obligatoire pour les logements dont le permis de construire est antérieur au 1er juillet 1997, mais uniquement pour les parties privatives. Il doit être fourni sur demande du locataire, pas nécessairement annexé au bail, sauf si des matériaux amiantés ont été détectés.
Le diagnostic bruit est obligatoire depuis le 1er juin 2020 pour les logements situés dans une zone d’exposition au bruit des aérodromes définie par un plan d’exposition au bruit (PEB).
Tableau récapitulatif des documents du bailleur
| Document | Obligatoire | Moment de remise | Utilité |
|---|---|---|---|
| Contrat de location | Oui | Signature du bail | Formalise les droits et obligations |
| Notice d’information | Oui | Signature du bail | Information des parties |
| État des lieux d’entrée | Oui | Remise des clés | Protège bailleur et locataire |
| DPE | Oui | Annexe au bail | Performance énergétique du logement |
| ERP | Oui (zones concernées) | Annexe au bail | Risques naturels et technologiques |
| Diagnostic plomb (CREP) | Oui (avant 1949) | Annexe au bail | Risque d’exposition au plomb |
| Diagnostic gaz | Oui (install. > 15 ans) | Annexe au bail | Sécurité de l’installation gaz |
| Diagnostic électricité | Oui (install. > 15 ans) | Annexe au bail | Sécurité de l’installation électrique |
| Règlement de copropriété | Oui (copropriété) | Signature ou remise des clés | Règles de vie de l’immeuble |
| Quittance de loyer | Sur demande | Chaque mois | Preuve du paiement du loyer |
Documents spécifiques à la location en copropriété
Lorsque le logement est situé dans un immeuble en copropriété, le bailleur doit remettre au locataire les extraits du règlement de copropriété concernant la destination de l’immeuble, la jouissance et l’usage des parties privatives et communes, ainsi que les quotes-parts afférentes au lot loué. Le locataire doit pouvoir connaître les règles qui s’appliquent à son usage du logement et des parties communes.
Documents supplémentaires pour une location meublée
Pour une location meublée, les obligations sont identiques à celles d’une location vide, avec quelques spécificités : le contrat de bail doit être conforme au modèle type propre aux meublés, et la liste du mobilier fourni doit être annexée au contrat. Cette liste est un document contractuel qui engage le bailleur à maintenir le logement équipé des meubles mentionnés pendant toute la durée du bail.
Documents remis pendant la durée du bail de location
Les obligations documentaires du bailleur ne s’arrêtent pas à la signature. Tout au long de la location, plusieurs documents doivent être fournis au locataire.
La quittance de loyer doit être délivrée gratuitement au locataire qui en fait la demande, dès lors que le loyer et les charges ont été intégralement réglés. Elle peut être transmise par voie électronique si le locataire l’accepte. Un simple reçu de paiement partiel doit être remis si le loyer n’est pas intégralement payé.
L’avis d’échéance précède chaque appel de loyer et doit être transmis avant la date d’exigibilité du loyer lorsque le bail le prévoit.
La régularisation des charges locatives doit être transmise une fois par an au locataire en cas de provisions sur charges. Le bailleur est tenu de lui communiquer le décompte par nature de charges, le mode de répartition entre les locataires de l’immeuble, et de lui permettre de consulter les pièces justificatives pendant un mois après l’envoi du décompte.
L’avis d’augmentation de loyer doit être notifié au locataire dans les formes légales (généralement par lettre recommandée) au moins un mois avant la date d’effet en cas de révision annuelle ou de proposition de réévaluation.
L’état des lieux de sortie est établi contradictoirement lors de la restitution des clés. Il conditionne le remboursement du dépôt de garantie : le bailleur dispose d’un mois pour le restituer si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, et de deux mois dans le cas contraire.
Ce que le bailleur n’a pas le droit de demander au locataire
La loi interdit formellement au bailleur d’exiger certains documents du locataire lors de sa candidature. Parmi les documents prohibés figurent notamment : le relevé de compte bancaire, la carte d’assuré social, la copie de relevé de la Caisse d’allocations familiales, un extrait de casier judiciaire, ou encore un chèque de réservation. Cette protection légale vise à prévenir les discriminations et les abus dans l’accès au logement.
📋 Ce qu’il faut retenir avant de signer
Avant de remettre les clés, un bailleur consciencieux doit avoir préparé : le bail signé en autant d’exemplaires que de parties, la notice d’information, l’état des lieux d’entrée, le DDT complet (DPE, ERP, diagnostics gaz, électricité, plomb selon l’ancienneté du bien), et le règlement de copropriété si applicable. Conserver une copie de chaque document est indispensable, tant pour le bailleur que pour le locataire, en cas de litige ultérieur. Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions civiles, voire pénales, et fragilise la position du bailleur en cas de contentieux devant le tribunal judiciaire.
