L’état des lieux local commercial est une obligation légale depuis la loi Pinel du 18 juin 2014, codifiée à l’article L145-40-1 du Code de commerce. Il doit être réalisé à deux moments précis de la relation locative : lors de la remise des clés au locataire (état des lieux d’entrée) et lors de la restitution du bien en fin de bail (état des lieux de sortie). Ce document est la référence unique pour déterminer l’état du local à chaque étape et trancher d’éventuels litiges sur les réparations ou le dépôt de garantie. Son absence peut avoir des conséquences lourdes pour le bailleur comme pour le locataire.
Pourquoi l’état des lieux est obligatoire en bail commercial depuis la loi Pinel
Avant 2014, l’état des lieux local commercial n’était pas imposé par la loi : les parties pouvaient y renoncer ou l’omettre sans sanction immédiate. La loi Pinel a mis fin à cette pratique en rendant l’état des lieux obligatoire pour tout bail commercial, quelle que soit la superficie du local ou le secteur d’activité.
L’article L145-40-1 du Code de commerce précise que l’état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par le bailleur et le locataire — ou par un tiers mandaté par l’une ou l’autre partie — lors de la prise de possession des locaux et lors de leur restitution. Cette obligation s’applique également en cas de cession du droit au bail ou de transmission du fonds de commerce, ce qui en fait un document à actualiser à chaque changement d’occupant.
La logique est simple : le local commercial peut faire l’objet d’aménagements importants pendant la durée du bail. Sans trace écrite de l’état initial, il est impossible de déterminer qui est responsable des dégradations constatées à la sortie.
Contenu obligatoire de l’état des lieux d’entrée et de sortie
Un état des lieux de bail commercial valable doit être suffisamment détaillé pour être opposable en cas de litige. Aucun formulaire réglementaire n’est imposé, mais le document doit comporter a minima :
Les informations d’identification du bien et des parties :
- Adresse complète du local commercial
- Identité du bailleur et du locataire (ou de leurs représentants)
- Date de réalisation
- Référence au bail commercial auquel il se rattache
La description précise de chaque partie du local :
- État des murs, sols et plafonds (pièce par pièce)
- État des menuiseries, vitrines, portes et fenêtres
- État des équipements techniques : électricité, plomberie, chauffage, climatisation, ventilation
- État des sanitaires, réseaux et compteurs
- Présence d’éventuels équipements laissés par le bailleur
Les annexes recommandées :
- Relevés des compteurs (eau, électricité, gaz)
- Photographies datées et géolocalisées (fortement conseillées, même si non obligatoires)
- Clés et badges remis
L’état des lieux d’entrée sert de référence pour l’état des lieux de sortie : c’est la comparaison entre les deux qui permet d’identifier les dégradations imputables au locataire et celles relevant de l’usure normale.
Frais d’état des lieux : qui paie quoi entre bailleur et locataire ?
La loi Pinel a également encadré la question des frais lorsqu’un tiers intervient pour établir l’état des lieux. Le principe est le suivant :
| Situation | Frais bailleur | Frais locataire |
|---|---|---|
| État des lieux amiable (sans tiers) | Aucun | Aucun |
| Intervention d’un commissaire de justice à l’initiative du bailleur | 50 % | 50 % |
| Intervention d’un commissaire de justice à l’initiative du locataire | 50 % | 50 % |
Lorsqu’un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) est mandaté pour établir l’état des lieux, les frais sont partagés à égalité entre bailleur et locataire, quel que soit celui qui a pris l’initiative. Cette règle est d’ordre public et ne peut pas être écartée par une clause contraire dans le bail.
Le tarif d’un commissaire de justice pour un état des lieux commercial varie selon la superficie du local et la complexité de l’intervention, généralement entre 150 et 400 € hors taxes par partie. Pour un local de grande taille ou un inventaire de matériel important, le coût peut être plus élevé.
📋 Le rôle du commissaire de justice dans l’état des lieux commercial
Lorsque les parties ne parviennent pas à se mettre d’accord — l’une refusant de participer à l’état des lieux ou contestant les constatations de l’autre — le recours à un commissaire de justice (ex-huissier de justice) s’impose.
Le commissaire de justice est un officier ministériel dont les constatations ont une force probante renforcée devant les juridictions. Il ne tranche pas le litige, mais dresse un procès-verbal impartial de l’état du local au moment de son intervention. Ce document a une valeur juridique supérieure à un constat établi par une seule partie.
Le recours au commissaire de justice peut être sollicité :
À l’entrée dans les locaux : si le bailleur ou le locataire refuse de participer à l’état des lieux contradictoire, l’autre partie peut mandater un commissaire pour établir un constat unilatéral. Ce constat sera opposable à la partie défaillante.
À la sortie des locaux : en cas de désaccord sur l’état du bien au moment de la restitution des locaux, le commissaire de justice intervient pour constater objectivement les dégradations éventuelles, les travaux réalisés et l’état général du local.
Il est aussi possible que les deux parties s’accordent dès le départ pour faire appel à un commissaire de justice afin de sécuriser la procédure, notamment lorsque le local est de grande valeur ou que le bail prévoit des obligations de remise en état importantes.
État des lieux de sortie et restitution du dépôt de garantie
L’état des lieux de sortie conditionne directement la restitution des locaux et le sort du dépôt de garantie. La comparaison entre l’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie permet de distinguer :
L’usure normale (vétusté) : elle résulte de l’usage ordinaire du local conformément à sa destination. Elle est à la charge du bailleur et ne peut pas être imputée au locataire. Une moquette usée après dix ans de bail, une peinture jaunie par le temps, des joints d’étanchéité vétustes entrent dans cette catégorie.
Les dégradations locatives : elles résultent d’un usage anormal ou d’un défaut d’entretien imputable au locataire. Leur réparation est à sa charge et peut être déduite du dépôt de garantie. Un mur percé sans autorisation, une installation électrique modifiée sans accord, un revêtement de sol endommagé par une négligence constituent des dégradations locatives classiques.
Les réparations locatives à la charge du locataire sont en principe définies dans le bail commercial lui-même. En l’absence de clause précise, c’est le droit commun qui s’applique. L’état des lieux de sortie est la pièce centrale de ce débat : sans lui, le bailleur ne peut pas justifier les retenues sur le dépôt de garantie.
La durée légale de restitution du dépôt de garantie en bail commercial n’est pas fixée par la loi (contrairement au bail d’habitation). Elle est généralement prévue au contrat, souvent dans un délai d’un à trois mois après la remise des clés.
Cession de bail et fonds de commerce : l’état des lieux s’impose aussi
L’obligation d’état des lieux ne se limite pas aux entrées et sorties définitives. Elle s’applique également en cas de cession du droit au bail ou de vente du fonds de commerce, lorsque le local change de locataire en cours de bail.
Dans ce cas, l’état des lieux doit être réalisé entre le locataire cédant et le locataire cessionnaire, en présence du bailleur ou avec son accord. Ce document protège le cessionnaire : il entre dans les locaux en connaissant leur état exact et ne pourra pas se voir reprocher ultérieurement des dégradations antérieures à son arrivée.
La négligence de cet état des lieux intermédiaire est une source fréquente de contentieux lorsque le bail arrive à son terme, chaque partie renvoyant la responsabilité des dégradations aux occupants précédents.
Absence d’état des lieux : les conséquences pour bailleur et locataire
L’absence d’état des lieux local commercial n’est pas sanctionnée directement par une amende. Mais ses conséquences pratiques sont significatives et pèsent différemment selon les parties :
Pour le bailleur : l’absence d’état des lieux d’entrée est présumée, en droit commun, signifier que le local a été remis en bon état. En l’absence de preuve contraire, le bailleur ne peut pas retenir le dépôt de garantie pour des dégradations dont il ne peut pas établir l’imputabilité au locataire. Il supporte donc le risque de ne pas être indemnisé.
Pour le locataire : l’absence d’état des lieux de sortie peut lui être défavorable si le bailleur dispose d’autres éléments de preuve (témoignages, photos, constats). Sans état des lieux contradictoire, il est plus difficile de contester une retenue sur dépôt de garantie devant le tribunal.
Dans tous les cas, l’établissement rigoureux d’un état des lieux — à l’entrée comme à la sortie — est la meilleure protection pour les deux parties face à d’éventuels litiges en cours ou en fin de bail commercial.
